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Einrichtung einer Arbeitsgruppe „Digitalisierung der Stadt “

Bericht:

Die Veränderungen und die Digitalisierung der Verwaltung, ihrer eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen und Gesellschaften nehmen Fahrt auf: Kostendruck, Schnelligkeit, Collaboration, Kreativität, die demographische Entwicklung und Bürger/ Kundenzentrierung erfordern mehr Agilität. Die unumgängliche Transformation zu einer digitalen Gesellschaft sowie die dazu erforderliche Einführung und Umsetzung moderner, digitaler Arbeitsweisen und -umgebungen muss daher im Mittelpunkt heutiger und zukünftiger Strategien stehen.

Anfang 2018 einigten sich Vertreter*innen von Stadt, Stadtwerke und PROSOZ darauf, das Thema ITund Digitalisierungsstrategie gemeinsam angehen zu wollen. Als Erkenntnis aus der letztjährigen Beratung zur Vorlage 17/137 „Haushalt; Vermeidung von Grundsteuererhöhungen; hier: IT-Konzept; Antrag der SPD-Fraktion vom 23.01.2017“ wurde die Politik von Anfang an eng mit eingebunden.

Im April 2018 fand ein von der PROSOZ Herten GmbH ausgerichtetes Barcamp statt, an dem Vertreter*innen aus Politik (eingeladen waren alle Fraktionen und Einzelratsmitglieder) und Verwaltung sowie den Tochtergesellschaften teilnahmen.

Als Gesamtergebnis des Barcamps kann festgehalten werden, dass sich alle Beteiligten einig darin waren, dass die Stadt Herten eine zentrale Digitalisierungsstrategie mit folgenden Zielen benötigt:
1. E-Government als digitale Abbildung analoger Verwaltungsprozesse
2. Aufund Ausbau einer smarten Infrastruktur innerhalb der Stadt Herten
3. Aufund Ausbau smarter Dienste und Dienstleistungen für die Menschen von Stadt und Region
Allen Teilnehmern*innen war es zudem wichtig, dass der „Mensch“ bei aller Digitalisierung nicht vergessen werden darf und mitgenommen werden muss. Ebenfalls einig war man sich darin, dass die Digitalisierung nicht zum Abbau / Verlust von Arbeitsplätzen führen darf. Ziel ist es vielmehr, durch die Digitalisierung sowohl dem Fachkräftemangel der nahen Zukunft als auch der schon jetzt hohen Arbeitsdichte entgegenzuwirken.

Folgende „erste Schritte“ wurden während des Barcamps vereinbart:
1. Es wird eine Strategieund Lenkungsgruppe auf der Hierarchieebene des Verwaltungsvorstandes und der Geschäftsführungen der Hertener Stadtwerke GmbH und der PROSOZ Herten GmbH eingerichtet
2. Unterhalb der Strategie und Lenkungsgruppe wird es eine Arbeitsbzw. Projektgruppe mit Mitarbeiter*innen aus der Verwaltung und den Tochterunternehmen geben. Die zentrale Koordination / Verantwortlichkeit übernimmt der Fachbereich 1.1 „Zentrale Steuerung“
3. Es werden Interviews zur Ist-Zustandserhebung „IT / Digitalisierung“ auf Bereichsebene geführt
4. Mit der Unterstützung eines externen Dritten wird eine zentrale Gesamtstrategie erarbeitet
5. Die Stadt Herten nimmt parallel zur Entwicklung einer Gesamtstrategie am Landesprojekt
„Serviceportal Wirtschaft Emscher Lippe E-Government-4-Business“ teil

Interviewergebnisse
Im Juni und Juli 2018 wurden in den Bereichen rd. 30 Interviews zum Thema Digitalisierung geführt. Die Ergebnisse wurden Politik und Verwaltung in einem Folge-Barcamp am 05.09.2018 präsentiert.

Als mögliche Nahziele wurden folgende Themen identifiziert:
1. Formularserver
2. E-Payment
3. Digitales Quartiersmanagement
4. Optimierung Softwaremanagement
5. Einführung einer medienbruchfreien Kindergarten/ Tagespflegesoftware
Mögliche mittelbis langfristige Projekte könnten sein:
1. Digitale Ratsarbeit
2. Digitales Bewerbermanagement
3. Digitale Gewerbeanmeldung
4. Digitaler Bauantrag
5. Digitale Poststelle
6. Digitales Abfallmanagement
Hertener Stadtwerke GmbH und PROSOZ Herten GmbH sind an der Erarbeitung und Umsetzung einer Strategie interessiert und haben ausdrücklich ihre umfassende Unterstützung zugesagt.
Die IT muss auf Grund des bevorstehenden Fachkräftemangels und dem Zwang, Prozesse anzupassen, zu optimieren und zu digitalisieren, einen noch höheren Stellenwert bekommen, als sie jetzt ohnehin schon hat. Es muss daher davon ausgegangen werden, dass die IT-Kosten perspektivisch wahrscheinlich nicht sinken, sondern eher kontinuierlich steigen werden.

Beispiel Mehrkosten „Medienbruchfreie Kindergartenund Kindertagesstätten-Software JUGIS“

Bisher wird die Software “winkita“ der Software & Beratung Meinhard GmbH eingesetzt. Die Kosten belaufen sich zurzeit auf rund 4.400 EUR p.a. Der Umfang der bei der Stadt Herten eingesetzten Software beschränkt sich lediglich auf das Abrechnungstool zur Abrechnung der Kindergärtenbeiträge sowie der Kindertagespflege. Eine Onlineanmeldung mit Schnittstelle in das Abrechnungsverfahren existiert nicht. Im Moment melden sich die Eltern per Anmeldezettel direkt in verschiedenen Kindergärten an – unpriorisierte Mehrfachanmeldungen eingeschlossen. Die Kindergärten leiten diese Anmeldungen dann an die Stadtverwaltung weiter, wo sie wiederum unter erheblichem Arbeitsaufwand händisch auseinanderdividiert werden müssen.

Es ist geplant, 2019 das webbasierte Bedarfsund Anmeldeverfahren „Kita-Online“ für das Kindergartenjahr 2020/2021 einzuführen (s. Drs.-Nr. 18/207). Darauf aufbauend sollen weitere Bausteine der Software „JUGIS“ des KRZN, bei dem die Stadt Herten bereits mit zahlreichen anderen Verfahren Kunde ist, schrittweise eingeführt werden. Die Gesamtkosten gem. Angebot belaufen sich auf zurzeit 19.300 EUR p.a. und teilen sich wie folgt auf:

1. ETB / KTE: 8.400,00 EUR
2. Kita-Online: 1.700,00 EUR
3. Kindertagespflege: 4.400,00 EUR
4. DataWarehouse: 4.800,00 EUR
Verglichen mit der zurzeit eingesetzten Software, ergibt sich ein jährlicher Mehrbedarf von 14.900,00 EUR. Dem entgegen zu stellen ist der Mehrwert der „JUGIS“-Software.

In dem Modul ETB/KTE werden die Kindertagesstätten verwaltet (KTE) und die Elternbeiträge erhoben (ETB). Eine Verwaltung der Kindertageseinrichtungen, so wie von „JUGIS“ angeboten, sieht die bisher eingesetzte Software „winkita“ nicht vor. Ebenfalls nicht in „winkita“ enthalten sind Schnittstellen zu dem ebenfalls beim KRZN genutzten Einwohnerverfahren „Meso“ sowie zum Kassenverfahren „SAP“. Beide Verfahren erleichtern die tägliche Arbeit und führen zu einer gesteigerten Qualität.

Mit dem Modul „Kita-Online“ haben die Kindergärten dezentral die Möglichkeit, ihre Einrichtung im Internet zu präsentieren. Die Eltern können sie direkt auf der Website anmelden und drei Wunscheinrichtungen angeben. Per Stichtag werden die Anmeldungen an die Stadtverwaltung weitergeleitet und direkt in das Fachverfahren eingespielt. Die Sachbearbeitung muss nur noch dann händisch eingreifen, wenn die Daten inkonsistent sind oder eine Unterbringung in einer der drei Wunscheinrichtungen nicht möglich ist. Der Rest erfolgt vollautomatisch. Liegengebliebene Anträge gehören der Vergangenheit an.

Das Tool Kindertagespflege kümmert sich um die Tagespflegevermittlung und deren Abrechnung, Großtagespflege-Einrichtungen inklusive. Letzteres ist mit „winkita“ nicht möglich und muss bisher händisch erfolgen. Die Tagespflegeinrichtungen haben über das Onlinemodul ebenfalls die Möglichkeit, sich im Internet darzustellen. Das Verfahren ist analog zum Verfahren der Kindertageseinrichtungen. Die Abrechnung erfolgt vollautomatisch und nicht manuell wie zurzeit.

Der Posten DataWarehose beinhaltet den zentralen Betrieb der JUGIS-Anwendung beim KRZN inklusive zentraler Datenhaltung. Im Gegensatz zu „winkita“, wo Lizenzen erworben wurden, wird bei
„JUGIS“ eine Nutzungsgebühr erhoben. Diese Nutzungsgebühr beinhaltet zum einen die Bereitstellung der Software und zum anderen den Betrieb der Software durch das KRZN. Ebenfalls in der Nutzungsgebühr enthalten ist das Softwaremanagement. Updates, Einpflegen von Gesetzesänderungen und die Sicherstellung der Anbindung an andere KRZN-Verfahren (MESO, SAP) erfolgt zentral durch das Rechenzentrum und nicht mehr, wie bei „winkita“ durch Mitarbeiter*innen der Stadt. Ein Hosting der Software durch die Stadtwerke, wie bei winkita, entfällt.

Bei einer Laufzeit von fünf Jahren und vor dem Hintergrund steigender Kindergartenkinder, dem Ausscheiden von Mitarbeitern*innen, dem bevorstehenden Fachkräftemangel und der daraus resultierenden Zunahme der Arbeitsverdichtung sowie dem Mehrwert der Software relativieren sich die Mehrkosten von 74.500 EUR (4 x 14.900 EUR p.a.). Mit Einführung der JUGIS-Software werden die Daten nur noch einmal erhoben, und dies digital durch die Eltern. Danach werden die Daten automatisch abgeglichen und müssen nur noch dann angepackt werden, wenn sie inkonsistent oder falsch sind oder sich Änderungen ergeben haben. Das mehrfache Einpflegen von Daten entfällt. Durch die direkte Schnittstelle nach SAP entfallen ebenfalls die sonst üblichen Rechenläufe. Die Softwareadministration und –pflege erfolgt durch den Anbieter selbst.

Durch die Optimierung der inneren Prozesse bei der Bearbeitung der Daten werden mittelfristig Synergien erwartet, die zu weiteren Spareffekten führen könnten.

Ständige politische Arbeitsgruppe „Digitalisierung Stadt“

Die Notwendigkeit einer vom Ratsherrn Jürgens mit Antrag vom 27.02.2018 gem. § 14 GeschO des Rates vorgeschlagenen ständigen Arbeitsgruppe „Digitalisierung der Stadt“ wird mit Blick auf den Terminaufwand nicht gesehen. Zur weiteren engstmöglichen Einbindung des Rates in die Entwicklung der Digitalisierungsstrategien werden stattdessen Veranstaltungen in Form der beiden Barcamps von April und September empfohlen. In mindestens jährlichen Abständen werden dazu weiterhin die Fraktionen und die Einzelratsmitglieder zu Veranstaltungen eingeladen. Für dieses Vorgehen hatten sich die beim Termin am 05.09.2018 anwesenden Ratsmitglieder ausgesprochen.
Anlage

Antrag vom 27.02.2018 des Ratsherrn Jürgens nach § 14 GeschO des Rates

Finanzielle Auswirkungen:
Finanzielle Auswirkungen sind abhängig von der Umsetzung und den Effekten weiterer Digitalisierungsprojekte. Diese können jeweils nur im Einzelfall


Vorlagen-Nr. 18/203 Zustelldatum Federführung Fachbereich 1.1

Beschlussvorlage öffentlich
Beschluss:

1. Der Bericht der Verwaltung wird zustimmend zur Kenntnis genommen.
2. Das Antragsverfahren gem. § 14 GeschO des Rates und der Ausschüsse der Stadt Herten ist damit abgeschlossen.
Abstimmungsergebnis:

x zugestimmt einstimmig ja
abgelehnt x mit Mehrheit 5 nein
Kenntnisnahme 0 Enthaltung

 

Gem. § 14 der GO-Herten stelle ich folgenden Antrag:……………….Laufzeit 280 Tage

 

Der Rat beschließt die Einrichtung einer Arbeitsgruppe „Digitalisierung der Stadt “, bestehend aus Vertreterinnen und Vertretern des Stadtrates, der Stadtverwaltung, der Stadtwerke und weiterer relevanter städt. Gesellschaften. Die Arbeitsgruppe unterrichtet regelmäßig die Gremien

Begründung:

Das Thema Digitalisierung ein Schlüsselfeld für die zukünftige Entwicklung unserer Stadt. Schon jetzt finden ihre Ergebnisse vielfach Einklang in unser Leben –ob zu Hause, unterwegs oder am Arbeitsplatz. Auch die Verwaltung der Stadt Herten kann sich diesem Prozess nicht entziehen. Deshalb stelle ich im Rat den Antrag, die Verwaltung zu beauftragen, eine Personen zu benennen, dessen Thema die Digitalisierung in der Stadtverwaltung, den städtischen Betrieben und in der Stadtgesellschaft ist. Diese sollen einen Überblick über die zahlreichen Veränderungen des Arbeitsalltags der städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter behalten. Auf diese Weise kann die Verwaltung die Chancen der Digitalisierung bestmöglich für ihre Arbeit nutzen.

IT, Wissenschaft, Technologie, Bundes – und Landesministerien sowie die Wirtschaft treiben die Digitalisierung in der Gesellschaft, bei der Öffentlichen Hand und insbesondere bei den Städten und Gemeinden in den nächsten Jahren massiv voran. Davon werden in den Kommunen alle Bereiche betroffen sein wie z.B. Sicherheit und Ordnung, Soziale Versorgung, intelligente und umweltfreundliche Mobilität, Emmissionsreduzierung, Bauleitplanungen und Bebauung usw. Diese Digitalisierung wird mehr Datenerfassung durch intelligente Strom – und Wasserzähler, erfassende Ampeln und Laternen mit Sensoren, Überwachungskameras im öffentlichen Raum bis zur Gesichtsscannung und vieles mehr bringen, Vernetzung der Erfassungssysteme und deren zentrale Auswertung. Diese gewaltige Herausforderung der digitalen Transformation in Kommunen und Landkreisen wird auch neue Kommunikations / Dialogprozesse und Kooperationsprozesse erforderlich machen

Liegen der Stadtverwaltung die Leitlinien, Handlungsoptionen und Bausteine der Smart City Charta, die gemeinsam von kommunalen Spitzenverbänden, und Akteuren aus Bund, Ländern, Zivilgesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft 2016 und 2017 erarbeitet haben, vor? [1]Die Verwaltung wird gebeten diese Charta Stadträten zur Kenntnis zu geben.

Ähnliche Anträge aus anderen Kommunen sind z.B. einsehbar unter:

https://www.gelsenkirchen.de/de/stadtprofil/stadtthemen/die_vernetzte_stadt/
http://spd-paderborn.de/spd-fordert-den-aufbau-eine-arbeitsgruppe-digitale-modellregion/

Mit freundlichen Grüßen

Joachim Jürgens

Kopie des Antrags an Fraktionsvorsitzende und Einzelratsmitglieder, Presse

[1]http://www.bbsr.bund.de/BBSR/DE/Veroeffentlichungen/Sonderveroeffentlichungen/2017/smart-city-charta-de-eng.html?nn=412686

 



Beratungsfolge Sitzung am
Haupt- und Finanzausschuss 22.11.2018
Rat 28.11.2018

Vorlagen-Nr. 18/203 Zustelldatum Federführung Fachbereich 1.1

Beschlussvorlage öffentlich

Beschlussvorschlag:

1. Der Bericht der Verwaltung wird zustimmend zur Kenntnis genommen.
2. Das Antragsverfahren gem. § 14 GeschO des Rates und der Ausschüsse der Stadt Herten ist damit abgeschlossen.

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